CPHMEGA

mtbdoc har fået idéen til måske at afholde et MEGA-event i [http://webfora.dk/geocaching/showthread.php?16645-CPH-Mega-Event København i Kr. Himmelfartsferien, 2014 (31/5-2014)].

Jeg tænkte det måske kunne være en ide at samle ideer mv. her, så ting ikke går tabt i flere tråde på forum mv.

"Jeg tror godt København kunne være moden til et "rigtigt" mega-event. Der bor rigtigt mange geocacher i en rimelig afstand fra Kbh. især hvis vi tænker Malmø regionen med. Jeg tror også et mega-event vil kunne trækker folk fra Tyskland og Norge. Med omhyggelig planlægning og målrettet promovering tror jeg det vil være muligt" --mtbdoc

Stikord

 * Styregruppe på 3-4 personer
 * Undergrupper med hver deres speciale - Hjemmeside, design/layout, sponsor kontakt, indkvartering, mad, reklame/promovering, økonomi, logistik og formentlig en del andre ting.
 * Det er muligt at få slået et event op som MEGA med det samme, hvis man kan dokumentere ved forhåndstilkendegivelse, at der er potentiale for mere end 500 deltagere (se f.eks. NZMEGA 2012).

Opgaver
Hvilke opgaver er identificeret indtil nu?
 * Promovering: hjemmeside, forhåndstilkendegivelse, twitter, facebook) - renelm har tilbudt sig (kan levere både hjemmesideplads mm.
 * Twitter: http://twitter.com/cphmega - titel kan ændres.
 * Google form er oprettet (kontakt renelm for link til endelig udformning er afklaret af styregruppe),
 * Kontakt til sponsorer
 * Kontakt til lokationer
 * Designteam til eventuel eventcoin/tshirts.

Hvem
Navne på dem der har budt ind indtil videre
 * mtbdoc
 * pli
 * renelm
 * Mr Holmes
 * Geodude_DK
 * Mi*Lo
 * joguamah
 * Hercules
 * .. dig?

Hvad skal man være opmærksom på?

 * Få styr på tid (skal det være over flere dage?)
 * Så snart der er styr på tid, så skal der findes et passende venue
 * Information, information, information
 * Udpeg 1-2 personer der står for kommunikation (for mange kokke..)
 * Sørg for at der kommer passende med information ud (.. 1-2 gange om måneden - inkluder info om eventuelle sponsorer)
 * Udpeg ansvarlige for sponsorer
 * Udpeg ansvarlige for at finde lokation
 * Ud fra hvor lang tid eventet skal være, skal der tænkes på eventuelle aktiviteter:
 * Udstillere, geoshops, sponsorstande, stadeplads afgift ?
 * Social events (mingle-bingo (som set til NZ MEGA 12 og Julefrokost på vestegnen '12), meet and greet (set i Bremen..))
 * Forskellige konkurrencer mm. (f.eks. navneskilte med QR-koder), cache-banko (deltagerne skal finde forskellige udpegede caches - gamle, nye, specielle, 'hvor præcis er din GPS?', kast med ammoboks (for de voksne) og kast med filmhylster (de små), etc.).
 * Workshops / Foredrag (f.eks. GSAK, meet the lackeys, camouflage, Earthcaches do's and dont's)
 * Bed deltagerne om at oplyse eventuelle milestones i forbindelse med eventet (runde tal, første, 10. event, deltager fra længst væk etc.).
 * Afslutningsevent - eventuel præmieuddeling for delkonkurrencer, milestones mm. alt efter hvor meget SWAG man har fået fra sponsorer mm.
 * Skal eventet vare flere dage skal der eventuelt sørges for forplejning - eventuelt også ved et et-dags event.
 * Forhåndsbestilling af mad kan være en fordel
 * Forhåndsbestilling af t-shirts, coins eller andet..
 * Internetforbindelse? Er der adgang på det venue man vælger? Ved flere-dages event kan det være rart for de udenlandske gæster at have internet.
 * Det er en rigtigt god ide at holde programmet rigeligt 'løst', således at deltagerne ikke skal race fra event til event.
 * Mindre fokus på frigivelse af nye caches - mere fokus på sjov (NZ MEGA 2012 frigav 10 caches ialt under eventet(!)).
 * Overnatningsmuligheder - Campingpladser / Vandrehjem

Forslag til steder
Her listes forslag til steder - det foreslåes et sted uden for centrum, med plads til parkering etc.

Planlægning: Fase 1
Deltaljer ses her: Fase 1 møde