Vejledning til at lave et event

Vejledning til at lave et event...

Ideen

 * Find et rigtig godt sted til eventen.
 * Gerne i naturskønne omgivelser.
 * Hvor mange skal deltage?
 * Skal der være mange caches?
 * Skal det være en social event?
 * 'Skriv jeres ideer og krav til eventen ned, så det er meget lettere at holde styr på det hele.

Annoncering
En event cache annonceres først og fremmest ved at oprette en cachebeskrivelse hos geocaching.com. Cachebeskrivelsen skal godkendes senest 14 dage før eventet skal finde sted. Normalt kan man få godkendt en beskrivelse af en event cache tidligst tre måneder før eventet skal finde sted, men hvis eventet (også) henvender sig til deltagere der kommer langvejs fra og må forventes at skulle overnatte i forbindelse med eventet, kan beskrivelsen godkendes allerede seks måneder før eventet.

Der er naturligvis ikke noget i vejen for sideløbende at fortælle om et kommende event ad andre kanaler.

Forberedelse

 * Der udlægges ofte nye cacher i forbindelse med et event. Det er ikke nødvendigvis eventets cacheejer som står for de nye cacher, men det er ofte bedst at have koordineret det.
 * De nye cacher kan indsendes til forhåndsgodkendelse med frigivelse under eller efter eventet, så deltagerne får første chance for at finde de nye cacher.
 * Man skal tænke over hvordan man frigiver de nye cacher på selve eventet. Deltagerne vil ofte være interesserede i at den konkurrence om FTF der opstår, er retfærdigt tilrettelagt. Der er mindst tre muligheder:
 * Udlevering af cacheinformation på papir (den traditionelle metode)
 * Udlevering af cacheinformation i form af en GPX-fil, som overføres direkte til deltagernes GPS
 * Frigivelse af cachebeskrivelserne på geocaching.com, hvorefter deltagerne har adgang til cachebeskrivelsen på internettet, fx via en smartphone
 * Der hører som regel en fysisk logbog til et event. Deltagerne skriver sig i logbogen ligesom i en fysisk geocache, og arrangøren beholder logbogen bagefter.
 * Der er ofte trackables som besøger et event, også selv om det ikke er events egentlige tema. I den forbindelse kan arrangøren stille en kurv eller kasse til rådighed for besøgende trackables, som så let kan komme med en anden geocacher videre fra eventet.

Efter eventet

 * Når deltagerne har haft tid til at logge attended på eventets cacheside, skal eventejeren arkivere event cachen. En passende frist er måske 14 dage, men selv når event cachen er arkiveret, kan man fortsat logge attended; det kan dog godt være lidt besværligt at finde cachesiden.